Sut i gynnal Busnes gyda Heddlu De Cymru – canllaw i Gyflenwyr
Datganiad Cenhadaeth:
“Sicrhau gwerth am arian ar gyfer yr holl nwyddau a gwasanaethau y mae Heddlu De Cymru yn caffael”
Ar hyn o bryd mae Heddlu De Cymru yn gwario tua £60 miliwn bob blwyddyn ar amrywiaeth eang o nwyddau a gwasanaethau, ac mae sicrhau gwerth gorau yn hollbwysig.
Mae’r Heddlu yn gwario’r rhan fwyaf o’r arian ar gyflenwyr sydd wedi ennill cytundebau drwy ddilyn proses dendro gystadleuol. Mae’r cytundebau hyn yn cael eu rhoi yn uniongyrchol gan yr Heddlu neu drwy drefniadau ar y cyd yn rhanbarthol neu yn genedlaethol gyda heddluoedd a sefydliadau sector cyhoeddus eraill.
Rôl Adran Caffael Heddlu De Cymru yw darparu cymorth arbenigol i’r Heddlu o ran prynu nwyddau a gwasanaethau gan ddefnyddio amrywiaeth o drefniadau cytundebol, o archebion bychan i brosiectau mawr.
Mae’r tîm Caffael yn gyfrifol am gydlynu holl weithgaredd prynu yr Heddlu er mwyn sicrhau bod yr amcanion allweddol yn cael eu cyflawni:
- Diogelu buddiannau masnachol a chyfreithiol Awdurdod yr Heddlu
- Cydymffurfiaeth â deddfwriaeth caffael yr Undeb Ewropeaidd
- Cynnig gwerth gorau i ddeiliad cyllideb yr Heddlu, gan sicrhau bod arian cyhoeddus sydd wedi’i ddyrannu i’r Heddlu’n cael ei wario mewn ffordd gyfrifol
Mae’r strategaeth caffael yn allweddol o ran cynorthwyo gyda darparu gwerth gorau, mae’n ymdrechu i wella’n barhaus o ran gweithgaredd caffael yr Awdurdod drwy herio, cymharu, ymgynghori, cydweithio a chwilio am fwy o gystadleuaeth.
Mae Awdurdod Heddlu De Cymru wedi ymrwymo i ddarparu gwasanaethau o safon uchel i fodloni anghenion cyfredol pobl leol a’u hanghenion ar gyfer y dyfodol. Bydd caffael effeithiol - yn seiliedig ar yr egwyddor gwerth am arian - yn cefnogi’r Awdurdod i gyflawni’r weledigaeth hon a chyflawni ei amcanion corfforaethol. Mae’r Awdurdod yn ymdrechu i sicrhau fod ei weithgareddau yn cael eu cyflawni gyda gonestrwydd, cydraddoldeb, cywirdeb a thryloywder. Mae’r Awdurdod yn teimlo bod gan ei gyflenwyr rôl allweddol i’w chwarae, ac felly mae’n annog cystadleuaeth ac yn croesawu ceisiadau oddi wrth gyflenwyr newydd a chyflenwyr sefydledig.
Ein nod yw eich darparu gyda’r wybodaeth sydd ei hangen arnoch i ddeall er mwyn tendro am fusnes gyda ni drwy roi cyngor ar y broses caffael.
Byddwn yn ymdrechu i wneud y canlynol:
- Darparu’r cyngor a’r canllawiau caffael diweddaraf
- Cadw dogfennau tendr yn syml heb ddefnyddio jargon
- Rhannu cytundebau’n ddarnau llai o faint lle bo’n addas
- Gosod amserlenni realistig
- Annog cyflenwyr i fabwysiadu arferion effeithiol o ran rheoli’r gadwyn cyflenwi
- Annog cyflenwyr i fabwysiadu systemau sy’n symleiddio prosesau, lleihau amser gweinyddu a galluogi’r Heddlu i wneud taliadau i’r cyflenwyr ar amser